Kapan Manajemen Proyek Digunakan?

• Output (seperti gedung HQ baru).
• Hasil-hasil (seperti staf direlokasi dari beberapa lokasi ke kantor pusat yang baru).
• Manfaat (seperti mengurangi biaya perjalanan dan manajemen fasilitas).
• Tujuan strategis (seperti menggandakan harga saham organisasi dalam tiga tahun).

1. Biaya
   Yang namanya proyek, pasti membutuhkan modal dalam mendukung segala proses pengerjaannya. Maka biaya adalah faktor penting yang harus diperhatikan dalam setiap proyek. Sumber dana/biaya untuk suatu proyek bisa berasal dari sponsor maupun pemilik/client dari proyek itu sendiri. Bicara tentang biaya, pastilah sebuah proyek ingin mencapai dan mendapatkan keuntungan yang semaksimal mungkin, maka sebuah proyek yang baik akan mendahulukan kualitas terbaik dengan harga modal yang murah agar dapat mengambil keuntungan semaksimal mungkin.
2. Waktu
   Setiap proyek pastinya memiliki tenggat waktu atau deadline, karena jika tidak diberi batas waktu tersebut, maka sebuah proyek atau pekerjaan tidak akan jelas kapan selesainya. Jika waktu selesai sebuah proyek tidak jelas, maka produk dari proyek tersebut juga tidak akan bisa digunakan tepat waktu. Suatu proyek dikatakan selesai jika proyek tersebut telah dapat mencapai tujuan dari dimulainya proyek tersebut. Jika tidak, maka otomatis pengeluaran biaya yang harus dikeluarkan akan semakin besar seiring dengan berjalannya waktu proyek tersebut.
3. Tim
   Tugas pertama anda dalam fase ini adalah menilai keterampilan yang dibutuhkan untuk proyek sehingga anda bisa mendapatkan orang yang tepat. Penilaian ini mengalir langsung dari struktur perincian kerja yang anda lakukan selama fase perencanaan, di mana anda mengembangkan estimasi terbaik anda tentang tugas dan kegiatan yang diperlukan. Anda mungkin perlu membawa orang, baik pekerja sementara atau karyawan dari bagian lain organisasi yang memiliki keterampilan tertentu. Jangan lupa untuk meluangkan waktu dan uang untuk pelatihan guna menutupi semua celah yang tidak dapat anda isi dengan orang-orang yang sudah siap.
4. Tujuan
   Salah satu tugas perencanaan yang paling menantang adalah untuk memadukan berbagai harapan pemangku kepentingan ke dalam serangkaian tujuan yang koheren dan dapat dikelola. Keberhasilan proyek akan diukur dari seberapa baik anda memenuhi sasaran tersebut. Semakin eksplisit anda menyatakannya di awal, semakin sedikit ketidaksepakatan yang akan anda hadapi nanti tentang apakah anda telah memenuhi harapan.
   Namun, dalam tahap perencanaan, masih banyak yang berubah, jadi anda akan merevisi tujuan anda nanti, saat anda mengumpulkan informasi tentang apa yang perlu anda capai.

1. Pengambilan data yang efektif dari sumber bisnis
2. Aliran data menuju ke computer
3. Pemrosesan dan penyimpanan data dengan computer
4. Aliran dari informasi yang berguna kembali ke proses bisnis dan penggunanya

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

• KARAKTERISTIK SISTEM

Sistem sendiri pastinya memiliki karakteristik atau ciri khusus. Yang jelas, sistem pastinya harus memiliki komponen-komponen. Selain itu, sistem juga harus memiliki batasan, lingkungan, penghubung, masukan, pengolah, keluaran, dan sasaran. Berikut ini adalah diagram yang menunjukkan karakteristik sistem.

• Komponen Sistem
  Komponen sistem bisa dibagi menjadi dua, yaitu sub sistem dan supra sistem. Sub sistem adalah elemen-elemen yang lebih kecil seperti software, hardware, dan brainware. Sedangkan supra sistem adalah elemen-elemen yang lebih besar seperti perangkat keras I/O, memori, dan sub sistem CPU.
• Batasan Sistem
  Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
• Lingkungan Sistem
  Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
• Penghubung Sistem
  Biasanya penghubung ini lebih dikenal dengan istilah Interface. Interface merupakan media perantara antar sub sistem. Melalui interface ini, memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem lainnya. Output dari satu sub sistem akan menjadi input untuk sub sistem yang lainnya dengan melalui interface. Dengan interface satu sub sistem dapat berinteraksi dengan sub sistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
• Masukan
  Masukan adalah suatu hal yang dimasukkan ke dalam sistem untuk kemudian diteruskan ke proses pengolahan. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah suatu hal yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah suatu hal yang diproses untuk didapatkan keluaran.
• Pengolahan Sistem
  Pengolahan disini adalah proses lanjutan setelah sistem menerima masukan. Masukan yang ada akan diproses sedemikian rupa mengikuti program dan perintah yang sudah dibuat dari awal (tergantung pada tujuan sistem tersebut). Hasil dari pengolahan ini akan menjadi sesuatu yang siap pakai.
• Keluaran
  Keluaran atau output disini bisa berupa hasil yang siap pakai maupun produk buangan sisa hasil pengolahan. Hasil siap pakai itu sendiri juga bisa digunakan lagi menjadi masukan atau langsung ditampilkan/dikeluarkan oleh sistem.
• Sasaran
  Semua sistem yang dibuat dan dibentuk pasti ada tujuan tertentu dan berguna. Jika tidak, maka sistem tersebut akan menjadi sia-sia. Sasaran disini sangatlah menentukan apa saja masukan yang perlu dan keluaran apa yang diharapkan. Suatu sistem baru bisa dikatakan berhasil atau sukses jika keluarannya bisa mencapai sasaran tersebut.

• KLASIFIKASI SISTEM
• Deterministik SystemSistem dari awal sudah dibentuk dan dibuat secara pasti operasi-operasinya. Sebagai contohnya adalah program dalam komputer.
• Probabilistik System
  Sistem yang sulit diketahui output atau keluarannya, tetapi sebenarnya input dan prosesnya dapat difenisikan. Hasil keluaran dari proses yang dijalankan bisa saja menyimpang atau tidak sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Sebagai contohnya adalah sifat penilaian yang bersifat essay dalam ujian.
• Open System
  Sistem yang dapat beradaptasi atau menyesuaikan diri demi tetap mempertahankan eksistensinya serta dapat melakukan pertukaran materi ataupun informasi dengan lingkungannya. Contohnya adalah sistem toko yang selalu melakukan perubahan harga demi bersaing dengan pasar.
• Closed System
  Sistem fisik yang tidak mengalami pertukaran materi ataupun materi dengan sekitarnya. Contohnya adalah reaksi kimiawi yang terjadi pada suatu ruangan tertutup dan terisolasi.
• Relatively Closed System
  Sistem tertutup tetapi tidak bukan tertutup seutuhnya sehingga bisa mendapatkan pengaruh luar. Pengaruh yang diterima biasanya sudah dibatasi pada batasan atau kondisi tertentu. Sebagai contohnya adalah sistem komputer yang perubahan pada proses dan hasilnya berpengaruh pada hal-hal di dalam sistem itu saja, dengna kata lain tidak boleh dari sumber diluar sistem komputer.
• Artificial System
  Sistem yang dibuat dan dirancang sedemikian rupa sehingga dapat melakukan hal-hal yang menyerupai aslinya di alam. Contohnya adalah Artificial Inteligence atau kecerdasan buatan.
• Natural System
  Sistem yang dibentuk dari kejadian yang terjadi di alam. Contohnya adalah pantai, laut, langit, tata surya, dan lainnya.
• Manned System
  Adalah sistem-sistem yang melibatkan manusia di dalamnya. Berikut ini adalah beberapa cara-cara sistem itu bekerja:
• Man to Man
  Hubungan antar manusia.
• Man to Machine
  Hubungan yang melibatkan mesin untuk membantu manusia dalam mencapai tujuan tertentu.
• Machine to Machine
  Hubungan satu mesin dengan mesin lainnya yang pada permulaan atau memulai suatu sistem tersebut serta memberhentikannya haruslah manusia yang melakukannya. Selain memulai dan memberhentikan, manusia juga akan memonitor jalannya sistem. Tetapi pada prosesnya lebih menitik beratkan kepada hubungan antar mesin.
• SYARAT-SYARAT SISTEM
  Berikut ini adalah syarat-syarat sebuah sistem yang harus ada:
• Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan.
• Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
• Adanya hubungan diantara elemen sistem.
• Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem.
• METODE SISTEM
• Blackbox Approach
  Suatu sistem yang tidak diketahui dengan jelas proses pengolahannya, tetapi jelas terdefinisi input dan outputnya. Semua yang terjadi selama prosesnya hanya diketahui oleh pihak yang langsung terlibat menangani sistem tersebut. Sebagai contohnya adalah sistem pencernaan dan pencetakan uang.
• Analytic System
  Suatu metode yang digunakan berdasarkan analisis. Terdapat proses seperti mengamati atau menyelidiki segala kebutuhan, tujuan, dan hubungan-hubungan yang ada agar dapat mengefisienkan waktu, tenaga, dan biaya.
  Dalam metode ini terdapat beberapa langkah:
• Menentukan identitas dari sistem
• sistem apa yang diterapkan
• batasannya
• apa yang dilaksanakan sistem tersebut
• Menentukan tujuan dari sistem
• output yang dihasilkan dari isi sistem
• fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan
• Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut
• tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas
• cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain
• Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan

1. Aktivitas-aktivitas yang melibatkan perancangan isi maupun struktur dari data dan basis data.
2. Aktivitas mengenai perancangan pemrosesan basis data dan aplikasi-aplikasi software.

• Analisis dan Pengumpulan Data (Requirements Collection and Analysis)

Merupakan fase dimana terjadinya proses indentifikasi dan analisa berbagai kebutuhan data. Proses ini bisa disebut dengan pengumpulan data dan analisa dimana ada beberapa aktivitas yang dilakukan dalam pengumpulan data dari para pemakai dan aplikasi.  

1. Menentukan Kelompok Pemakai dan Bidang-Bidang Aplikasinya.
• Melakukan penentuan aplikasi utama dan kategori siapa saja pengguna yang akan menggunakan basis data. Pengguna utama dari setiap kategori pengguna dan bidang aplikasi yang telah ditentukan merupakan peserta utama pada fase-fase berikutnya dari pengumpulan dan spesifikasi data.
2. Peninjauan Dokumentasi Yang Ada.
• Menyangkut segala jenis dokumen yang ada yang berhubungan dengan aplikasi-aplikasi harus dipelajari dan dianalisa. Sedangkan dokumen lainnya seperti kebijakan-kebijakan, laporang, form, dan bagan organisasi harus ditinjau kembali dan diuji apakah semua itu berpengaruh terhadap proses spesifikasi dan kumpulan data yang ada.
3. Analisa Lingkungan Operasi dan Pemrosesan Data
• Semua informasi, baik yang sudah ada sekarang maupun informasi yang akan datang harus diperinci dan dipelajari. Jenis transaksi yang ada serta frekuensi transaksinya, termasuk arus informasi yang ada di dalam sistem juga harus dianalisa. Informasi yang ada di dalam sistem tersebut adalah berupa input dan output data.
4. Daftar Pertanyaan dan Wawancara
• Pertanyaan harus selalu disiapkan selalu melakukan wawancara. Kemudian jawaban dari pertanyaan tersebut yang berasal dari para pemakai basis data yang berpotensi dikumpulkan. Pengguna utama dari setiap kategori yang ada dapat diwawancarai sehingga banyak mendapatkan input dari mereka dan memperhatikan informasi yang berharga tersebut dan juga mengadakan prioritas.

• Perancangan Basis Data Secara Konseptual (Conceptual Design)

Merupakan fase yang bertujuan untuk menghasilkan skema konseptual untuk basis data yang tergantung pada DBMS yang spesifik. Yang sering digunakan adalah hight-level data seperti model ERD (Entity Relationship Diagram) selama fase ini. Dalam skema konseptual ini, aplikasi-aplikasi basis data yang diketahui harus dirincikan bersama dengan transaksi-transaksi yang mungkin.

Fase dalam perancangan basis data secara konseptual ini memiliki 2 aktivitas paralel, yaitu:

1. Perancangan Skema Konseptual.
• Tahap ini berfungsi guna menguji kebutuhan-kebutuhan data dari suatu basis data yang merupakan hasil dari fase "Analisis dan Pengumpulan Data" dan menghasilkan sebuah skema konseptual basis data pada DBMS High-Level Independent Model seperti model ERD (Entity Relationship Diagram). Skema ini daat dihasilkan atas penggabungan berbagai macam kebutuhan pengguna dan secara langsung membuat skema basis data atau dengan merancang skema-skema yang terpisah dari kebutuhan semua pengguna dan kemudian menggabungkan skema-skema tersebut. Model data yang digunakan pada perancangan skema konseptual ini adalah Independent DBMS dan tahap selanjutnya adalah pemilihan DBMS untuk melaksanakan rancangan tersebut.
2. Perancangan Transaksi
• Tahap ini berfungsi guna menguji aplikasi-aplikasi basis data yang kebutuhannya telah dianalisa pada fase "Analisis dan Pengumpulan Data" dan menghasilkan perincian untuk transaksi yang ada. Pada tahap ini dilakukan pembuatan flowchart dan kegunaan tahap ini yang diproses secara paralel bersama dengan fase perancangan skema konseptual adalah untuk merancang karakteristik dalam transaksi-transaksi basis data yang diketahui pada Independent DBMS.Transaksi yang ada ini nantinya akan digunakan untuk memanipulasi dan memproses basis data suatu saat dimana basis data tersebut akan dilaksanakan.

• Pemilihan DBMS (Choice of DBMS)

Ada beberapa faktor yang ditinjau dalam menentukan basis data, yaitu:

1. Faktor Teknik
• Bagaimana keberadaan DBMS dalam menjalankan tugasnya seperti jenis-jenis DBMS (hierarki, jaringan, dan relasional), jalur akses pendukung DBMS, struktur penyimpanan, pengguna, dan lainnya.
2. Faktor Ekonomi dan Organisasi
• Struktur data, jika ada data yang tersimpan dalam basis data berdasarkan struktur hierarki, maka suatu jenis hierarki dari DBMS harus dipikirkan.  

• Pengguna yang telah terbiasa dengan sistem, jika staf programmer dalam suatu organisasi sudah terbiasa dengan DBMS, maka dapat mengurangi biaya latihan dan waktu belajar.

• Tersedianya layanan purna jual yang keberadaan dari fasilitas pelayanannya sangat dibutuhkan dalam rangka membantu memecahkan beberapa masalah sistem.

• Logical Design (Data Model Mapping)

Fase selanjutnya dari perancangan basis data, yakni adalah pembuatan sebuah skema konseptual dan skema eksternal dari DBMS yang sudah dipilih pada fase sebelumnya. Pada fase ini, skema konseptual yang sudah dibuat kemudian ditransformasikan dari High-Level Data Model yang digunakan pada fase sebelumnya ke dalam model data dari DBMS yang baru saja dipilih.

Pemetaan dapat diproses dalam 2 tingkat, yaitu:

1. Pemetaan system-independent.
• Merupakan proses pemetaan ke dalam model data DBMS yang tidak mempertimbangkan karakteristik atau berbagai hal khusus yang berlaku pada implementasi DBMS dari model data tersebut.
2. Penyesuaian skema ke DBMS yang spesifik.
• Merupakan proses pengaturan skema yang dihasilkan sebelumnya untuk disesuaikan pada implementasi yang khusus di masa yang akan datang dari suatu model data yang digunakan di DBMS yang telah dipilih. 

Fase ini menghasilkan perintah-perintah DDL (Data Definition Language) dalam bahasa DBMS yang telah dipilih yang menentukan tingkat skema konseptual dan eksternal dari sistem basis data. Tetapi dalam beberapa kasus, perintah DDL memasukkan parameter-parameter rancangan fisik sehingga DDL yang lengkap harus menunggu kelengkapan dari fase perancangan basis data secara fisik. Fase ini akan dimulai setelah pemilihan sebuah implementasi model data sambil menunggu DBMS yang spesifik dipilih.

• Perancangan Basis Data Secara Fisik (Physical Design)

Merupakan proses pemilihan struktur-struktur penyimpanan dan jalur akses pada setiap file basis data demi mencapai penampilan yang terbaik pada bermacam-macam aplikasi. Selama fase ini dirancanglah spesifikasi-spesifikasi untuk basis data yang disimpan. Spesifikasi tersebut berhubungan dengan struktur penyimpanan fisik, jalur akses, dan penempatan record. Berhubungan dengan skema internal (pada istilah 3 level arsitektur DBMS)

Berikut adalah beberapa petunjuk dalam pemilihan perancangan basis data secara fisik: 

1. Response Time
• Merupakan waktu untuk mengakses basis data, terutama untuk data item yang ditunjuk oleh suatu transaksi. Response Time juga dipengaruhi oleh beberapa faktor yang tidak berada di bawah pengawasan DBMS, seperti penjadwalan atau antrian dari sistem operasi atau penundaan komunikasi.
2. Space Utility
• Merupakan jumlah dari ruang penyimpanan yang digunakan oleh berbagai jenis file basis data dan struktur jalur akses.
3. Transaction Throughput
• Merupakan rata-rata jumlah transaksi yang bisa di proses setiap menitnya oleh sistem basis data dan merupakan parameter kritis dari sistem transaksi seperti yang digunakan pada booking atau pemesanan tempat di pesawat, bank, dan lainnya. Tahap ini menghasilkan penentuan awal dari struktur penyimpanan dan jalur akses untuk file-file di dalam basis data.

• Implementasi Sistem Basis Data (Implementation)

Merupakan fase akhir setelah perancangan tahap perancangan secara logika dan secara fisik lengkap, disini dapat dilaksanakan sistem basis data. Perintah-perintah dalam DDL dan DML (Data Manipulation Language) dari DBMS yang dipilih, dihimpun dan digunakan untuk membuat skema basis data dan file file basis data yang kosong. Kemudian basis data tersebut dimuat dan disatukan dengan datanya. Jika data harus diubah dari sistem komputer sebelumnya, perubahan-perubahan yang ada mungkin secara rutin akan diperlukan untuk format ulang datanya yang kemudian dimasukkan ke basis data yang baru. Segala transaksi basis data sudah harus dilaksanakan oleh para programmer aplikasi. Spesifikasi secara konseptual kemudian diuji dan dihubungkan dengan kode program dengan perintah-perintah dari DML tertanam (embedded) yang telah ditulis dan diuji. Suatu saat, transaksi tersebut telah siap dan data telah dimasukkan ke dalam basis data, maka fase awal perancangan hingga implementasi telah selesai dilaksanakan. Kemudian akan diteruskan dengan fase operasional dari sistem basis data.

Sebuah sistem informasi tidak terpisahkan dari basis data dan untuk membangun sistem tersebut memerlukan langkah-langkah yang jelas. Hal yang penting adalah mengetahui bahwa hidup aplikasi sistem informasi tidak selalu berurutan, melainkan melibatkan beberapa langkah pengulangan yang biasanya disebut sebagai feedback loop. Contohnya adalah masalah yang ditemui selama perancangan sistem informasi harus mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan tambahan. Berikut ini adalah diagram yang menunjukkan langkah-langkah membangun sebuah sistem informasi berbasis komputer, biasanya disebut sebagai Siklus Hidup Sistem Informasi (System Development Life Cycle / SDLC) :

Berikut adalah penjelasan dari perancangan sistem informasi sebagai siklus hidup sistem informasi :

1. Database
• Tahap ini dilakukan untuk menentukan model data dari basis data yang ingin dikembangkan.
2. System Definition
• Tahap ini menentukan ruang lingkup aplikasi sistem informasi berupa para pemakai, awal dan berakhirnya sistem.
3. Requirements Collection and Analysis
• Tahap ini dilakukan untuk mengumpulkan data dan analisa dari hasil data yang telah terkumpul dan untuk mengetahui penjelasan yang lebih lengkap mengenai apa saja yang harus dilakukan dalam tahap perancangan basis data.
4. Database Design and Apllication Design
• Tahap ini merupakan tahap perancangan basis data dan perancangan aplikasi dari sistem informasi. Tahap ini meliputi tahap perancangan basis data secara konseptual, logical, dan fisik.
5. Implementation
• Tahap ini berisi pemrosesan dari penulisan definisi basis data secara konseptual, eksternal, dan internal, pembuatan file-file basis data yang osong, serta implementasi aplikasi yang telah dirancang ke dalam kode program perangkat lunak yang telah digabung dengan sistem basis data yang dibuat.
6. Data Loading and Conversion
• Tahap ini melakukan pemasukkan data ke dalam sistem dan selanjutnya melakukan konversi-konversi dari sistem yang lama ke sistem yang baru.
7. Testing
• Tahap ini pengujian sistem dalam hal input/output dan proses untuk menghasilkan suatu pengujian yang menyeluruh sehingga dapat diketahui apabila ada kesalahan sistem, operasi, maupun kesalahan dalam proses.
8. Operational and Maintenance
• Tahap ini berjalan beriringan dengan tahap pengoperasian , sistem yang secara konstan memonitor dan memelihara basis data. Penambahan dan pengembangan data dan aplikasi perangkat lunak dapat terjadi. Modifikasi dan pengaturan kembali basis data juga mungkin dilakukan dari waktu ke waktu.